Hướng dẫn kích hoạt Copilot trong Word đơn giản nhất

Để kích hoạt Copilot trong Word, người dùng cần đảm bảo có giấy phép Microsoft 365 tương thích cùng giấy phép Copilot và tiến hành cập nhật ứng dụng Word lên phiên bản mới nhất có hỗ trợ tính năng này. Bài viết này, Công Nghệ AI VN sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách để các bạn có thể kích hoạt thành công Copilot trong Word cũng như một vài gợi ý cơ bản để bạn có thể bắt đầu sử dụng công cụ này.

Điều kiện tiên quyết để kích hoạt Copilot trong Word

Trước khi bắt đầu kích hoạt, việc kiểm tra và đảm bảo bạn đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết về mặt kỹ thuật và giấy phép là bước cực kỳ quan trọng để tránh gặp lỗi và đảm bảo Copilot có thể hoạt động chính xác.

Yêu cầu về giấy phép (License) Microsoft 365

Yêu cầu về giấy phép xác định liệu tài khoản Microsoft 365 của bạn có đủ điều kiện kỹ thuật và pháp lý để truy cập và sử dụng tính năng Copilot hay không, bao gồm cả giấy phép nền tảng Microsoft 365 và giấy phép Copilot add-on chuyên biệt. 

Copilot ban đầu chủ yếu nhắm đến người dùng doanh nghiệp và tổ chức, do đó yêu cầu người dùng phải có một trong các gói đăng ký Microsoft 365. Thêm vào đó, tổ chức hoặc người dùng cần mua thêm giấy phép “Copilot for Microsoft 365” dưới dạng add-on cho mỗi người dùng muốn sử dụng tính năng này trong các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Teams, và Outlook. 

Gần đây, Microsoft cũng đã giới thiệu “Copilot Pro”, một gói đăng ký trả phí dành cho người dùng cá nhân và gia đình có đăng ký Microsoft 365 Personal hoặc Family, cho phép họ truy cập các tính năng Copilot cao cấp trong các ứng dụng Office.

Loại Người Dùng	Yêu Cầu Giấy Phép Nền Tảng	Yêu Cầu Giấy Phép Copilot	Ghi Chú
Doanh nghiệp	Microsoft 365 Business Standard	Copilot for Microsoft 365	Cần mua thêm cho từng người dùng.
	Microsoft 365 Business Premium	Copilot for Microsoft 365	Cần mua thêm cho từng người dùng.
Doanh nghiệp lớn	Microsoft 365 E3	Copilot for Microsoft 365	Cần mua thêm cho từng người dùng.
	Microsoft 365 E5	Copilot for Microsoft 365	Cần mua thêm cho từng người dùng.
Giáo dục	Microsoft 365 A3	Copilot for Microsoft 365	Cần mua thêm cho từng giảng viên/nhân viên.
	Microsoft 365 A5	Copilot for Microsoft 365	Cần mua thêm cho từng giảng viên/nhân viên.
Cá nhân	Microsoft 365 Personal	Copilot Pro	Gói đăng ký trả phí riêng.
Gia đình	Microsoft 365 Family	Copilot Pro	Gói đăng ký trả phí riêng.

Yêu cầu về tài khoản đăng nhập

Loại tài khoản đăng nhập quyết định quyền truy cập Copilot, yêu cầu người dùng sử dụng tài khoản Microsoft công việc/trường học (được quản lý qua Microsoft Entra ID, trước đây là Azure Active Directory) hoặc tài khoản Microsoft cá nhân (MSA) đã được gán giấy phép Copilot hợp lệ tương ứng. 

Đối với người dùng doanh nghiệp hoặc giáo dục, bạn cần đăng nhập vào Word bằng chính tài khoản công việc hoặc trường học mà quản trị viên IT đã gán giấy phép “Copilot for Microsoft 365”. Đối với người dùng cá nhân đã mua “Copilot Pro”, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft cá nhân mà bạn đã sử dụng để mua gói Copilot Pro và có liên kết với Microsoft 365 Personal/Family đang hoạt động.

Yêu cầu về phiên bản và cập nhật ứng dụng Word

Phiên bản ứng dụng Word đảm bảo khả năng tương thích kỹ thuật, đòi hỏi người dùng phải cài đặt và cập nhật Microsoft 365 Apps lên phiên bản mới nhất hỗ trợ Copilot thông qua kênh cập nhật phù hợp do Microsoft cung cấp. 

Cách kiểm tra và cập nhật phiên bản Word:

• Mở Microsoft Word.
• Nhấp vào menu File ở góc trên bên trái.
• Chọn Account Từ menu bên trái.
• Trong phần Product Information bạn sẽ thấy phiên bản Office của mình và kênh cập nhật.
• Nhấp vào nút Update Options bên cạnh mục “Office Updates” .
• Chọn Update Now để kiểm tra và cài đặt các bản cập nhật mới nhất.
• Khởi động lại Word sau khi cập nhật hoàn tất.

Việc duy trì phiên bản Word mới nhất không chỉ cần thiết để kích hoạt Copilot mà còn đảm bảo bạn nhận được các cải tiến, bản sửa lỗi và tính năng mới nhất từ Microsoft.

Hướng dẫn chi tiết cách kích hoạt Copilot trong Word

Sau đây là các bước cụ thể giúp bạn tìm và bắt đầu sử dụng Copilot ngay trong giao diện Microsoft Word khi bạn đã đáp ứng đủ các điều kiện tiên quyết Công Nghệ AI VN đã nêu ở phần trước.

Bước 1: Khởi động Microsoft Word và đăng nhập

Khởi chạy ứng dụng Microsoft Word trên máy tính Windows hoặc macOS của bạn và xác thực đăng nhập bằng tài khoản Microsoft phù hợp là thao tác nền tảng để ứng dụng nhận diện giấy phép Copilot được liên kết với tài khoản đó. 

Hãy mở Word như bình thường và kiểm tra góc trên bên phải của cửa sổ ứng dụng để chắc chắn rằng bạn đang đăng nhập bằng đúng tài khoản công việc/trường học hoặc tài khoản cá nhân đã được cấp phép sử dụng Copilot. Nếu bạn đang đăng nhập bằng một tài khoản khác, hãy đăng xuất và đăng nhập lại bằng tài khoản chính xác.

Bước 2: Tìm biểu tượng Copilot trên thanh Ribbon

Biểu tượng Copilot, thường có hình dạng đặc trưng và nằm trên tab “Home” (Trang chủ) của thanh công cụ Ribbon ở phía trên cửa sổ Word, là cổng chính để người dùng truy cập và tương tác với các tính năng AI của Copilot trong Word.

Nếu tài khoản và phiên bản Word của bạn đủ điều kiện, biểu tượng Copilot sẽ tự động xuất hiện trên thanh Ribbon sau khi bạn khởi động ứng dụng và đăng nhập thành công; bạn không cần phải thực hiện thêm bất kỳ thao tác “kích hoạt” nào trong cài đặt.

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng Copilot để Mở Panel

Thao tác nhấp vào biểu tượng Copilot trên thanh Ribbon sẽ mở ra một panel tương tác riêng biệt, thường xuất hiện ở bên phải của cửa sổ soạn thảo Word, nơi người dùng có thể bắt đầu nhập yêu cầu (prompt) và nhận phản hồi, gợi ý hoặc nội dung do trợ lý AI tạo ra. 

Khung Copilot này chính là giao diện chính để bạn giao tiếp với AI, cho phép bạn yêu cầu viết, tóm tắt, biên tập, hỏi đáp về nội dung tài liệu hoặc thực hiện các tác vụ khác mà Copilot hỗ trợ. Nếu bạn có thể làm đến bước này thì chúc mừng bạn đã kích hoạt Copilot trong Word của mình thành công.

Sử dụng Copilot trong Word cơ bản

Khi Copilot đã sẵn sàng và panel tương tác đã mở ra, dưới đây là một vài ví dụ đơn giản để bạn có thể ngay lập tức làm quen và khai thác sức mạnh của trợ lý AI này trong công việc hàng ngày với Word.

• Yêu cầu Soạn thảo Bản nháp: Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó yêu cầu Copilot trong khung chat: “Viết một đoạn giới thiệu về lợi ích của việc tập thể dục đều đặn.” hoặc “Tạo một dàn ý cho bài thuyết trình về chiến lược marketing sản phẩm mới.” Copilot sẽ cung cấp một bản nháp ban đầu để bạn chỉnh sửa và phát triển thêm.
• Yêu cầu Tóm tắt Văn bản: Chọn (bôi đen) một đoạn văn bản dài hoặc toàn bộ tài liệu, sau đó yêu cầu trong khung Copilot: “Tóm tắt đoạn văn bản này thành 3 gạch đầu dòng chính.” hoặc “Tóm tắt toàn bộ tài liệu này.” Copilot sẽ cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn, giúp bạn nắm ý chính nhanh chóng.
• Yêu cầu Viết lại Nội dung: Chọn một câu hoặc đoạn văn bạn muốn cải thiện, sau đó yêu cầu: “Viết lại đoạn này với giọng văn chuyên nghiệp hơn.” hoặc “Làm cho câu này ngắn gọn hơn.”, Copilot sẽ đưa ra các phiên bản thay thế để bạn lựa chọn.
• Đặt câu hỏi về Nội dung Tài liệu: Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu dài, bạn có thể hỏi Copilot: “Thông tin chính về ngân sách dự án nằm ở đâu?” hoặc “Những quyết định nào đã được đưa ra trong cuộc họp được ghi lại ở đây?” Copilot sẽ quét tài liệu và cung cấp câu trả lời dựa trên nội dung.
• Brainstorm Ý tưởng: Khi cần ý tưởng mới, hãy thử hỏi: “Đề xuất 5 tiêu đề hấp dẫn cho bài viết blog về du lịch.” hoặc “Liệt kê các rủi ro tiềm ẩn khi triển khai dự án X.”

Bằng cách thử nghiệm với các yêu cầu đơn giản này, bạn sẽ dần quen với cách Copilot hoạt động và khám phá ra nhiều cách khác để tận dụng nó nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc của mình trong Microsoft Word.

Qua bài viết này, Công Nghệ AI VN đã cung cấp hướng dẫn toàn diện về việc kiểm tra điều kiện, các bước thực hiện cụ thể để kích hoạt Copilot trong Word. Hãy kích hoạt và bắt đầu khám phá Copilot ngay trong ứng dụng Word của bạn nhé. Đừng ngần ngại để lại câu hỏi của bạn dưới phần bình luận để chúng tôi có thể giải đáp những thắc mắc cho bạn.